O controlo dos custos e da rentabilidade de cada obra, enquanto ela decorre, continua a ser um desafio para muitas empresas de construção. O orçamento vive numa folha de cálculo, as medições (a contagem do trabalho já feito na obra, como metros de parede levantada ou betão aplicado) chegam do estaleiro em papel ou por email, as compras seguem outro circuito e a contabilidade recebe tudo com semanas de atraso. Nas PME, onde as mesmas pessoas acumulam orçamentação, compras e acompanhamento de obra, este desfasamento pesa ainda mais.
Um ERP com uma área específica para a gestão de obras resolve este problema na origem: centraliza num único sistema os processos operacionais, administrativos e financeiros de cada obra, do orçamento inicial ao apuramento da rentabilidade. O impacto desta centralização torna-se claro em seis momentos do ciclo da obra, cada um com um problema concreto e uma resposta específica do ERP.
1. Orçamentos que não servem para controlar a obra
O problema: propostas construídas diretamente sobre preços unitários de venda, sem um orçamento de custo por trás. Durante a execução, perceber onde a margem está a diminuir obriga a cruzar muitos dados, porque a perda raramente está num único ponto: pode estar no pessoal, nos materiais, nos equipamentos e nas subempreitadas ao mesmo tempo.
Como o ERP resolve:
- Preços e fichas de rendimento. Os preços são definidos por tipo de recurso (pessoal, equipamentos, materiais e diversos), e as fichas de rendimento estabelecem a quantidade de cada recurso necessária por unidade de trabalho.
- Orçamento de custo e orçamento de venda. O orçamento de custo é construído com base nas fichas de rendimento, com os custos indiretos tratados à parte, e dá origem ao orçamento de venda.
- Pedidos de preço e medições. Os pedidos de preço a fornecedores e a gestão das medições das quantidades de trabalho são feitos dentro do próprio orçamento.
- Reorçamentação. Após a adjudicação, o orçamento é reorçamentado e passa a ser a referência de controlo da obra.
A vantagem: uma visão global e rápida do custo de cada obra, com cada desvio identificado no recurso onde acontece.
2. Custos contratados que não chegam ao orçamento
O problema: propostas de subempreiteiros e fornecedores comparadas em folhas à parte. A adjudicação acontece, mas o orçamento continua com a estimativa inicial, e o desvio só aparece quando chegam as faturas. Pelo meio, ficam por verificar obrigações administrativas do subempreiteiro e materiais sem imputação clara à obra.
Como o ERP resolve:
- Workflow automático de subempreitadas. Pedidos de cotação, receção de propostas, comparação de preços, adjudicação e geração da subempreitada seguem um fluxo automático. Um assistente de criação de subempreitadas apoia a definição do que se subcontrata, e mecanismos de análise de preços otimizam o controlo de propostas e a negociação de subempreitadas.
- Controlo de cada subempreitada. Cada subempreitada tem os seus adiantamentos, plano de pagamentos, autos (os documentos que definem o valor a faturar em cada período) e revisão de preços, com controlo próprio.
- Controlo administrativo do subempreiteiro. Gestão da documentação e do pessoal do subempreiteiro, com alertas sobre a validade de alvarás e controlo de ponto.
- Materiais ligados à obra. Integração nativa com encomendas, receção de materiais, stocks, requisições internas e transferências entre armazéns. Requisições, transferências e devoluções de material podem ser registadas diretamente na obra.
A vantagem: adjudicações rápidas e rigorosas, e cada subempreitada e cada consumo de material controlados no mesmo sistema que a obra.
3. Trabalhos a mais que desaparecem da rentabilidade
O problema: raramente uma obra termina tal como foi orçamentada. Quando as alterações são executadas sem registo próprio, o custo entra na obra mas não fica associado à alteração que o originou, e a rentabilidade passa a misturar o trabalho contratado com o que foi acrescentado.
Como o ERP resolve:
- Trabalhos a mais e a menos. Mecanismos de controlo de execução na relação entre dono de obra, empreiteiro e subempreiteiro asseguram a gestão dos trabalhos a mais e a menos.
- Limites contratuais. Os limites contratuais estabelecidos são controlados ao longo da execução.
- Contratos adicionais. Trabalhos não previstos são geridos como contratos adicionais, com adiantamentos, plano de pagamentos, autos e controlo próprios.
A vantagem: cada alteração fica registada e controlada, separada do trabalho contratado inicialmente.
4. Medições e faturação feitas em sistemas separados
O problema: medições registadas num sítio, faturação feita noutro. Cada auto passa a ser uma fonte de divergência entre o que a obra executou, o que foi faturado ao cliente e o que a contabilidade registou.
Como o ERP resolve:
- Autos de medição em valor ou percentagem. O auto de adjudicação e de execução regista as medições físicas, com mapa de medições e relatório dos valores a faturar, o que permite saber a cada momento a quantidade de obra realizada e o seu valor.
- Faturação do auto. A faturação é gerada a partir do auto, e o tratamento e cálculo das retenções e deduções que incidem sobre os seus valores é feito no mesmo circuito.
- Autos de subempreitadas. O mesmo controlo aplica-se do lado dos subempreiteiros, com autos próprios para cada subempreitada.
- Registo diretamente na obra. Com acesso à internet, é possível elaborar autos de medição, afetar recursos e registar tempos a partir da obra.
- Integração com a contabilidade. A informação da obra flui para a contabilidade e para as restantes áreas de gestão.
A vantagem: medição, faturação e retenções tratadas no mesmo sistema, a partir do registo feito na obra.
5. Revisão de preços calculada à mão
O problema: em obras de execução prolongada, a revisão de preços cruza índices publicados, as fórmulas do contrato e o histórico de pagamentos. Feita em folhas preparadas a cada período, é morosa, sujeita a erro e difícil de justificar perante o cliente.
Como o ERP resolve:
- Cálculo automático. Os valores para a revisão e os respetivos coeficientes de atualização são obtidos automaticamente a partir do plano de pagamentos, dos autos de medição e dos adiantamentos.
- Revisão de preços de subempreitadas. O cálculo aplica-se também às subempreitadas, no mesmo sistema.
A vantagem: revisões de preço calculadas automaticamente a partir dos dados que a obra já regista.
6. Rentabilidade que só se conhece no fecho
O problema: mesmo com orçamento, compras e faturação controlados, a rentabilidade só é fiável quando todos os custos chegam à obra. Os tempos das equipas ficam muitas vezes de fora, a posição financeira de cada obra está dispersa e as análises chegam tarde.
Como o ERP resolve:
- Recursos e tempos na obra. A afetação de recursos e o registo de tempos são feitos diretamente na obra, e o processamento salarial e a gestão do capital humano estão integrados no mesmo ERP.
- Controlo financeiro e de tesouraria. O controlo financeiro de projetos e a tesouraria estão integrados. Em cada obra identificam-se os meios envolvidos, as requisições, as faturas geradas, os adiantamentos e garantias bancárias, os subsídios e os financiamentos.
- Análises por obra. Mapas e relatórios em tempo real cobrem a faturação de autos, os autos adjudicados, autorizados e rejeitados, os trabalhos a menos, os orçamentos, reorçamentos e margens, a faturação real face à prevista e os contratos adicionais. Tudo pode ser analisado por obra, tipo de recurso, especialidade, classe de atividade ou entidade.
A vantagem: a rentabilidade de cada obra é conhecida enquanto ela decorre, com tempo para corrigir desvios antes do fecho.
Uma base para gerir mais obras com a mesma estrutura
Os ganhos não ficam limitados à obra. Num ERP integrado, a informação flui entre gestão de obra, compras, vendas, logística, contabilidade e recursos humanos, o que elimina tarefas duplicadas e dá à direção uma visão consolidada da atividade. A inteligência artificial integrada no ERP, que regista, automatiza, antecipa, recomenda e executa, e o acesso à informação a partir de qualquer lugar reduzem a carga administrativa e aceleram as operações à medida que a carteira de obras cresce.
Conheça o Cegid Primavera Construction
O Cegid Primavera Construction é a solução setorial integrada no ERP Cegid Primavera para empresas de construção, e dá resposta aos seis problemas descritos neste artigo. Reúne num único sistema a orçamentação e propostas, as subempreitadas, os autos de medição, os trabalhos a mais e a menos, a revisão de preços e o controlo de custos e proveitos por obra, ligados às áreas de compras, logística, contabilidade e recursos humanos.
A Make it Dynamic implementa o Cegid Primavera Construction, desde o levantamento de processos e parametrização até à formação das equipas e ao suporte contínuo.
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