A gestão de compras é onde muitas empresas de indústria e logística perdem mais do que ganham na negociação. As empresas de indústria e logística investem tempo a negociar boas condições com fornecedores: preços, prazos de entrega, descontos por volume. Mas grande parte desse esforço perde-se quando o processo de compras não está ligado ao resto da operação. O problema raramente é a negociação em si; é o que acontece antes e depois dela.
Do pedido interno à cotação: onde o processo da gestão de compras costuma perder-se
Num processo informal, um pedido de compra surge por email, é aprovado em CC e só volta a aparecer quando a fatura chega. Não há registo estruturado de quem pediu, quem aprovou, nem das condições negociadas com cada fornecedor.
Um sistema de gestão de compras trata este processo como um fluxo com etapas próprias, através de um portal integrado com o ERP. Um colaborador cria uma requisição interna, especificando o artigo ou serviço necessário. Depois de aprovada, a requisição gera automaticamente um pedido de cotação, que pode ser enviado a vários fornecedores em simultâneo.
Cada fornecedor regista a sua proposta diretamente no portal, indicando preço, descontos, prazos ou observações. O sistema suporta múltiplas cotações para o mesmo pedido, permitindo uma comparação lado a lado. As propostas selecionadas seguem para aprovação e, após validação, o sistema gera automaticamente uma encomenda a fornecedor para cada fornecedor distinto envolvido.
Isto elimina um problema frequente: a comparação de propostas feita “de memória” ou em folhas de cálculo paralelas. Em vez disso, a análise acontece dentro do mesmo fluxo que depois gera a encomenda.
Comparação de propostas por critérios, não só por preço
A decisão de compra raramente deve ser tomada apenas pelo valor mais baixo. Um comparador de propostas integrado permite avaliar vários critérios em simultâneo: preço, quantidade disponível, prazo de entrega e classificação do fornecedor.
Isto evita escolher automaticamente o fornecedor mais barato quando esse fornecedor tem, por exemplo, um histórico de atrasos ou capacidade insuficiente para responder ao volume solicitado.
É também possível gerir condições de preço previamente acordadas com cada fornecedor, de forma livre ou associadas a contratos de fornecimento. Desta forma, as cotações recebidas podem ser comparadas automaticamente com os preços negociados anteriormente, em vez de cada pedido começar do zero.
Aprovação multi-nível com rasto completo
O fluxo de aprovação não é um interruptor único. É configurável por valor, tipo de compra ou área de negócio.
Uma requisição de baixo valor pode seguir um circuito simples. Já uma requisição acima de determinado montante pode exigir aprovação adicional por parte de um responsável de departamento ou da direção financeira.
Cada etapa fica registada: quem pediu, quem aprovou, quando o fez e que informação serviu de suporte à decisão.
O impacto prático é significativo. Numa auditoria ou numa eventual divergência com um fornecedor sobre condições acordadas, a informação está disponível no sistema e não dependente da memória de quem participou no processo.
Da encomenda à fatura: a conferência que falta na maioria dos processos
Uma das falhas mais comuns em processos de compras não integrados é a ausência de conferência entre o que foi encomendado, o que foi efetivamente recebido e o que consta na fatura do fornecedor.
Sem essa verificação, diferenças de quantidade, preço ou artigo apenas são detetadas, quando o são, depois do pagamento.
Num sistema integrado, a receção da mercadoria atualiza automaticamente o stock e mantém a ligação à encomenda de origem. A fatura do fornecedor não é lançada de forma isolada: é criada a partir da encomenda e da receção, garantindo que as três peças do processo, encomenda, receção e fatura, estão alinhadas antes de seguirem para pagamento.
Quando a fatura é criada, pode ainda ser desencadeada automaticamente uma notificação para o circuito de aprovação financeira.
Este encadeamento resolve também um problema de custeio que frequentemente passa despercebido. O custo real de um artigo não corresponde apenas ao valor faturado pelo fornecedor. Deve incorporar custos adicionais associados à aquisição, como transporte, direitos aduaneiros ou outros encargos.
Sem essa imputação, os mapas de rentabilidade e os preços de venda calculados a partir do custo ficam sistematicamente distorcidos.
Histórico de fornecedores como dado, não como opinião
Quando surge uma nova necessidade de compra, a escolha do fornecedor é muitas vezes influenciada pela experiência individual de quem conduz o processo. O problema é que essa experiência nem sempre está documentada, nem é facilmente partilhada entre equipas.
O registo estruturado de todas as transações permite consultar o histórico de preços praticados por cada fornecedor, acompanhar a evolução desses preços ao longo do tempo, avaliar prazos de entrega efetivamente cumpridos e analisar a conformidade dos artigos recebidos face ao que foi encomendado.
Esta informação transforma a escolha de fornecedor numa decisão baseada em dados verificáveis, e não apenas em perceções acumuladas ao longo dos anos.
Ao registar sistematicamente critérios como cumprimento de prazos, conformidade dos produtos fornecidos, capacidade de resposta e qualidade do suporte pós-venda, torna-se possível construir um quadro de avaliação atualizado a cada entrega.
O resultado é uma comparação objetiva entre fornecedores e uma base sólida para decidir quais os parceiros que devem continuar a ser privilegiados nas futuras cotações.
Gestão de compras como parte de um sistema, não como módulo isolado
O verdadeiro ganho na gestão de compras não está em ter um módulo isolado. Está em as compras partilharem a mesma base de dados que os stocks, as vendas e a contabilidade.
Uma requisição aprovada gera uma cotação. Uma cotação aprovada gera uma encomenda. Uma receção atualiza o stock. Uma fatura conferida é lançada automaticamente na contabilidade, com contabilidade analítica e centros de custo associados.
Nenhuma destas etapas exige a reintrodução manual de informação na etapa seguinte.
É esta integração, mais do que a existência isolada de cada funcionalidade, que elimina duplicações, aumenta a rastreabilidade dos processos, dá visibilidade sobre compromissos financeiros antes da chegada da fatura e substitui decisões de aprovisionamento tomadas às cegas por uma gestão de compras suportada por dados reais e atualizados.
Conheça a Gestão de Compras do Cegid Primavera
O módulo de Compras do Cegid Primavera, através do portal OMNIA Procurement, cobre todo o ciclo de aprovisionamento: da requisição interna e pedido de cotação, passando pela aprovação multi-nível e emissão da encomenda, até à receção de mercadoria e conferência automática com a fatura do fornecedor.
Totalmente integrado com Stocks, Vendas e Financeira, elimina a reintrodução de dados entre etapas e proporciona visibilidade em tempo real sobre encomendas emitidas, mercadoria em receção e compromissos financeiros assumidos antes mesmo da chegada da fatura.
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